Viranomaisasiointi - yhteiskuntaorientaatio.fi
Maahanmuuttanut asioi usein monien eri viranomaisten kanssa
Viranomaiset ovat julkisia virastoja, laitoksia ja muita tahoja, joissa työskentelee virkamiehiä tai viranhaltijoita. Jokaisella viranomaisella on omat säädetyt tehtävänsä ja toimivaltansa. Tässä on esitelty joitain keskeisiä viranomaisia, joiden kanssa Suomeen muuttanut ihminen usein asioi.
Maahanmuuttovirasto
Maahanmuuttovirasto eli Migri tekee päätökset maahanmuutto-, turvapaikka-, pakolaisuus- ja kansalaisuusasioissa sekä ylläpitää Suomen vastaanottojärjestelmää. Maahanmuuttoviraston vastuulla on myös muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen myöntäminen sekä Ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmä.
Useimmat Suomeen muuttavat ihmiset asioivat Maahanmuuttoviraston kanssa jo ennen Suomeen tuloaan tai pian sen jälkeen, kun he hakevat oleskelulupaa tai Euroopan unionin kansalaisten tapauksessa rekisteröivät oleskeluoikeutensa.
Lisätietoa Maahanmuuttovirastosta: Maahanmuuttovirasto (migri.fi) suomi, ruotsi, englanti
Digi- ja väestötietovirasto
Digi- ja väestötietovirasto eli DVV vastaa rekisterinpitäjänä Suomen väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmä on yleinen valtakunnallinen perusrekisteri, johon tallennetaan kaikkien Suomen kansalaisten ja Suomessa asuvien ihmisten henkilötiedot, kotikunta, osoite sekä usein myös tiedot lähimmistä perhesuhteista. Kun ihmisen tiedot tallennetaan väestötietojärjestelmään ensimmäisen kerran, hän saa suomalaisen henkilötunnuksen.
Asiointi Suomessa helpottuu, kun henkilötiedot ja perhesuhteet on tallennettu väestötietojärjestelmään. On myös tärkeää, että osoite ja muut tiedot ovat väestötietojärjestelmässä ajan tasalla.
DVV on läsnä monissa elämäntapahtumissa Suomessa. Se hoitaa muun muassa siviilivihkimiset, lasten nimien rekisteröinnin ja nimenmuutokset. Lisäksi DVV edistää yhteiskunnan digitalisaatiota.
Lisätietoa DVV:stä: DVV.fi suomi, ruotsi, englanti
Verohallinto
Verohallinto eli Vero vastaa useimpien verojen keräämisestä Suomessa. Lisäksi Verohallinto vastaa verorahojen siirtämisestä eteenpäin eri julkisille toimijoille, joiden toiminta rahoitetaan verovaroin. Vero myös neuvoo verojen maksuun liittyvissä asioissa. Suomeen muuttaneen ihmisen tulee hakea Verolta verokorttia, kun hän on aloittamassa työskentelyn Suomessa.
Lisätietoa Verohallinnosta: Vero.fi suomi, ruotsi, englanti
Kela
Kansaneläkelaitos eli Kela vastaa suurelta osin Suomessa asuvien tai työskentelevien sosiaaliturvasta esimerkiksi maksamalla rahallisia tukia. Sosiaaliturvan tarkoitus on turvata ihmisen toimeentulo silloin, kun hän ei pysty huolehtimaan siitä itse. Tämä voi johtua esimerkiksi vanhuudesta, sairaudesta, työttömyydestä, lapsen saamisesta tai opiskelusta.
Oikeus Kelan tukiin perustuu yleensä joko asumiseen tai työskentelyyn Suomessa. Se, kuka on oikeutettu turvaan, vaihtelee tuen ja palvelun mukaan. Maahan muuttaneen oikeus tiettyihin tukiin ja palveluihin riippuu esimerkiksi siitä, onko hän tullut Suomeen työn, opiskelun vai jonkun muun syyn vuoksi.
Lisätietoa Kelasta: Kela.fi suomi, ruotsi, englanti
Työllisyyspalvelut
Työllisyyspalvelut ovat palveluja, jotka auttavat ihmisiä työllistymään. Työllisyyspalvelut järjestää useimmiten useasta kunnasta muodostuva työllisyysalue. Työllisyyspalvelut tarjoaa neuvontaa ja ohjausta sekä erilaisia palveluja ihmisille, jotka etsivät töitä. Ilmoittautuminen työttömäksi työnhakijaksi työllisyyspalveluissa on yksi edellytyksistä sille, että ihmiselle voidaan maksaa työttömyystukea.
Lisätietoa Työllisyyspalveluista. Työmarkkinatori.fi suomi, ruotsi, englanti
Kunta
Kunta vastaa monista ihmisten arjen palveluista. Maahanmuuttanut saa kunnasta kotoutumista tukevia palveluja. Kunta vastaa lasten varhaiskasvatuksesta, esiopetuksesta ja perusopetuksesta, ja suuri osa lukio-opetuksesta ja ammatillisesta opetuksesta on kuntien järjestämää. Kunnan vastuulla oleviin palveluihin kuuluvat myös esimerkiksi kirjastot, nuorisotilat ja asumispalvelut.
Kotoutumispalveluista, koulu- ja varhaiskasvatuspaikan hakemisesta sekä muista kunnan palveluista saa lisätietoja omasta kunnasta.
Sosiaali- ja terveyspalvelut
Sosiaali- ja terveyspalveluista vastaavat hyvinvointialueet. Sosiaalipalveluihin kuuluvat muun muassa sosiaalityö ja -ohjaus ja perheille suunnatut palvelut, kuten lapsiperheiden kotipalvelu sekä kasvatus- ja perheneuvonta. Niihin kuuluvat myös iäkkäille suunnatut palvelut, kuten kotihoito, liikkumista tukevat palvelut ja erilaiset asumispalvelut sekä vammaisille suunnatut palvelut, kuten apuväline- ja kuljetuspalvelut. Sosiaalipalveluihin kuuluu lisäksi kotoutumista edistäviä palveluja.
Terveyspalveluihin kuuluvat muun muassa terveyskeskusten tarjoama perusterveydenhuolto, sairaalapalvelut, suun terveyden palvelut, mielenterveyspalvelut, äitiys- ja lastenneuvolat, sekä koululaisille tarkoitettu kouluterveydenhuolto.
Sosiaali- ja terveyspalveluista löytää lisätietoa oman hyvinvointialueen verkkosivuilta.
Poliisi
Poliisi huolehtii yhteiskunnan arjen turvallisuudesta, valvoo järjestystä ja liikennesääntöjen noudattamista sekä selvittää rikoksia. Poliisin vastuulla ovat myös monet lupapalvelut. Moni Suomeen muuttanut esimerkiksi asioi poliisilaitoksella hakiessaan suomalaista henkilökorttia. Poliisi on Suomessa arvostettu viranomainen, ja suomalaisilla on tutkitusti korkea luottamus Poliisin toimintaan.
Lisätietoa Poliisista. Poliisi.fi suomi, ruotsi, englanti
Patentti- ja rekisterihallitus
Patentti- ja rekisterihallitus eli PRH pitää rekisteriä muun muassa Suomessa toimivista yrityksistä, yhdistyksistä ja säätiöistä. PRH myös myöntää patentit ja rekisteröi tavaramerkit Suomessa. Jos ihminen ryhtyy yrittäjäksi Suomessa, hänen täytyy joissain tapauksissa ilmoittautua PRH:n ylläpitämään Kaupparekisteriin.
Lisätietoa Patentti- ja rekisterihallituksesta: PRH.fi suomi, ruotsi, englanti
Opetushallitus
Opetushallituksen eli OPH:n keskeinen tehtävä on laatia opetussuunnitelman perusteet eri kouluasteille Suomessa. Suomeen muuttaneen ihmisen tulee asioida OPH:n kanssa, jos hän hakee ulkomaisen tutkintonsa tunnustamista Suomessa. OPH vastaa myös yleisestä kielitutkinnosta eli YKI-testistä. Jos hakee Suomen kansalaisuutta, YKI-testillä suomen tai ruotsin kielessä voi osoittaa kielitaitonsa. YKI-testiin osallistuminen on maksullista. Lisäksi OPH ylläpitää rekisteriä auktorisoiduista kääntäjistä.
Lisätietoa Opetushallituksesta: Opetushallitus (oph.fi) suomi, ruotsi, englanti
Viranomaisten toimintaa Suomessa säätelevät lait
Suomessa kaikkien viranomaisten toimintaa säätelee yleislakina hallintolaki. Lisäksi monien viranomaisten toimintaa koskien on olemassa omat lakinsa, joissa säädetään, mitkä asiat kuuluvat juuri kyseisen viranomaisen toimivaltaan. Toimivalta tarkoittaa niitä asioita, joissa kyseisellä viranomaisella on valta päättää asioista. Joistain viranomaisten toimintaan liittyvistä asioista, kuten henkilötietojen käsittelystä, säädetään EU:n lainsäädännössä.
Koska viranomaisten toiminta Suomessa on tiukasti lakien säätelemää, se voi joskus tuntua joustamattomalta. Esimerkiksi yksittäisen asiakkaan asian kiirehtiminen tai poikkeuksen tekeminen päätöksessä ei usein ole mahdollista tai se on mahdollista vain perustellusta ja erityisen painavasta syystä. Nämä syyt on yleensä määritelty ennalta, eikä yksittäinen virkailija voi poiketa säännöistä, vaikka hän haluaisi. Tarkoitus on, että kaikki saavat yhdenvertaista kohtelua ja että viranomaisten päätökset ovat lain mukaisia.
Hyvän hallinnon periaatteet turvaavat asiakkaan oikeuksia
Viranomaisten toimintaa ohjaavat hyvän hallinnon periaatteet. Hyvän hallinnon periaatteet on määritelty laissa. Periaatteisiin kuuluu, että:
- viranomaisten toiminnan on oltava tasapuolista, eli viranomaisen on kohdeltava ihmisiä yhdenvertaisesti, johdonmukaisesti ja ketään syrjimättä. Esimerkiksi verotoimiston työntekijä ei voi määrätä sukulaiselleen alhaisempaa veroprosenttia kuin jollekulle toiselle, jonka tilanne on muuten täysin samanlainen.
- toiminnan on oltava puolueetonta. Esimerkiksi kunta ei saa antaa kaikkia uusia rakennusprojekteja samalle rakennusyhtiölle vain siksi, että yhtiön johtaja kuuluu samaan puolueeseen kuin kunnanjohtaja.
- viranomainen saa käyttää toimivaltaansa vain lain määrittelemiin hyväksyttäviin tarkoituksiin. Esimerkiksi poliisi ei saa käyttää valtaansa saadakseen itselleen henkilökohtaista hyötyä.
- viranomaisen toimien on myös oltava oikeassa suhteessa tavoiteltavaan hyötyyn. Olisi esimerkiksi kohtuutonta, jos ylinopeusrajoituksen aivan vähäisestä ylittämisestä saisi yhtä suuren sakon kuin rajoituksen merkittävästä ylittämisestä.
Näiden perusperiaatteiden lisäksi laissa säädetään muun muassa, että viranomaisen on annettava toimivaltaansa kuuluvissa asioissa maksutonta neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Jos kysymykset koskevat asiaa, joka ei kuulu kyseisen viranomaisen toimivaltaan, täytyy ihminen pyrkiä opastamaan oikean viranomaisen luo.
Hyvään hallintoon kuuluu myös se, että viranomaisilta ei voi ostaa erikoiskohtelua lahjuksilla. Viranomaisten lahjonta on Suomessa rikos.
Harkintavalta on rajoitettua ja ohjattua
Joskus viranomaisen on mahdollista käyttää harkintavaltaa. Harkintavalta tarkoittaa sitä, että laissa ei säädetä yksiselitteisesti päätöksen tekemisestä, vaan virkailija voi jossain määrin käyttää harkintaa. Laissa säädetään, milloin harkintaa voi käyttää, ja kuinka paljon vapautta viranomaisella on valita eri päätösvaihtoehtojen välillä.
Päätös perustuu kokonaisarvioon tilanteesta. Eri ihmisten saamat päätökset voivat siis olla erilaiset, jos heidän tilanteensa ovat kokonaisuutena tarkastellen erilaiset.
Asiakkaalla on viranomaisen kanssa asioidessaan laissa säädettyjä oikeuksia
Päätökset on oikeus saada kirjallisena
Laissa säädetään, mitä oikeuksia ja velvollisuuksia viranomaisen kanssa asioivalla ihmisellä on. Asiakkaalla on esimerkiksi aina oikeus saada tieto viranomaisen tekemistä päätöksistä kirjallisena. Päätöskirjeessä viranomainen perustelee, miksi päätös on sellainen kuin se on, ja mitä asioita viranomainen on ottanut huomioon päätöstä tehdessään.
Päätöskirjeet ovat virallisia asiakirjoja, joiden kieli perustuu lakiin ja on varsin muodollista. Siksi ne voivat joskus olla vaikeita ymmärtää. Viranomaista voi pyytää selittämään kirjeen sisällön, jos ei ole varma, mitä se tarkoittaa. Päätöskirjeessä on yhteystiedot lisätietojen pyytämistä varten.
Asiakkaalla on oikeus saada arvio käsittelyajasta
Asiakkaalla on oikeus saada arvio siitä, kuinka kauan hänen asiansa käsittely tulee kestämään. Viranomaisen on myös vastattava kysymyksiin asian käsittelyn etenemisestä. On kuitenkin hyvä muistaa, että käsittelyaika on arvio, ja joskus asian käsittely voi kestää pidemmän tai lyhyemmän aikaa. Käsittelyn kestoon vaikuttaa se, kuinka monimutkainen asia on tai joutuuko viranomainen pyytämään asiakkaalta lisäselvitystä.
Virheelliseen päätökseen voi hakea oikaisua
Jos ei ymmärrä saamaansa päätöstä, kannattaa aina olla yhteydessä päätöksen tehneeseen viranomaiseen. Viranomainen voi selittää, miksi päätös on sellainen kuin se on.
Virheelliseen päätökseen voi yleensä vaatia oikaisua tai siitä voi valittaa. Viranomaisen täytyy päätöksen yhteydessä antaa asiakkaalle kirjalliset ohjeet siitä, kuinka oikaisuvaatimuksen tai valituksen voi tehdä. Asiakkaan täytyy tehdä kirjallinen oikaisuvaatimus tai valitus tietyn ajan kuluessa päätöksen saamisesta. Viranomaisen täytyy tarkastella päätöstä ja sen taustalla olleita syitä uudestaan. Jos viranomainen toteaa, että päätös oli virheellinen, se korjataan ja annetaan uusi päätös.
Viranomaisen toiminnasta voi tehdä myös kantelun. Kantelun voi tehdä silloin, jos kokee, että viranomainen on toiminut lainvastaisesti. Kantelun kautta ei voi hakea muutosta viranomaisen tekemään päätökseen.
Joissain tapauksissa viranomainen voi järjestää tulkin
Suomessa kielilaki takaa kaikille oikeuden käyttää suomen tai ruotsin kieltä valtakunnallisten viranomaisten kanssa. Paikallisen viranomaisen kanssa on oikeus käyttää suomea tai ruotsia kaksikielisessä kunnassa tai hyvinvointialueella. Monet viranomaiset tarjoavat palvelua myös englanniksi.
Viranomaisilla on joissain tilanteissa velvollisuus järjestää tulkki asiakkaalle, joka ei pysty hoitamaan asiaansa suomeksi tai ruotsiksi. Yleensä näin on silloin, jos asia tulee vireille viranomaisen aloitteesta. Joskus tulkki voidaan järjestää myös muissa tilanteissa. Viranomaiselta voi kysyä, onko omassa tapauksessa mahdollista saada tulkki.
Tulkin tarpeesta täytyy ilmoittaa ajan varaamisen yhteydessä. Jos jättää tulematta ajanvaraukseen, johon on varattu tulkki, eikä peruuta aikaa ajoissa, voi joutua maksamaan käyttämättömästä tulkkauksesta.
Viranomaisen järjestämät tulkit ovat aina puolueettomia ammattitulkkeja. He eivät voi vaikuttaa asian käsittelyyn. Ammattitulkilla on vaitiolovelvollisuus, eli hän ei saa kertoa kenellekään, mitä tulkkaustilanteessa on sanottu.
Tässä videossa selitetään tarkemmin tulkin roolista viranomaisasioinnissa.
Video: KotonaSuomessa SUOMI Mitä on hyvä tietää viranomaisen ja tulkin roolista Suomessa? (youtube.com) suomi, ruotsi, englanti, venäjä, somali, persia, arabia, thai, kurdi
Jos asiointiin ei ole mahdollista saada viranomaisen järjestämää ammattitulkkia, asiakas voi hankkia tulkin itse. Tällöin asiakas maksaa tulkkauksen kustannukset. Joissain tapauksissa asiakas voi tuoda esimerkiksi tuttavan tai perheenjäsenen mukanaan auttamaan asioinnissa. On kuitenkin tärkeää, että jokainen hoitaa itseensä liittyvät asiat itse. Alaikäistä lasta ei pidä koskaan käyttää tulkkina.
Mitä on muistettava viranomaisen kanssa asioidessa?
Hakemus täytyy tehdä huolellisesti
Viranomaiset antavat yleensä päätöksen sen perusteella, että ihminen on hakenut jotain palvelua tai päätöstä. Kun hakee päätöstä, palvelua, etuutta tai tukea, hakemus täytyy tehdä huolellisesti ja siinä annettujen tietojen täytyy olla oikein. Kun allekirjoittaa hakemuksen, sitoutuu siihen, että antaa vain oikeaa ja totuudenmukaista tietoa.
Hakemuksen tueksi täytyy esittää perusteita
Asiakkaalla on velvollisuus esittää viranomaiselle tarvittavat tiedot ja asiakirjat hakemuksensa tueksi. Asiakas ei saa tahallaan jättää kertomatta mitään sellaista tietoa, jolla olisi vaikutusta viranomaisen tekemään päätökseen.
Omat tiedot täytyy pitää ajan tasalla
Asiakkaan täytyy aina ilmoittaa viranomaiselle, jos hänen tilanteensa muuttuu jollain oleellisella tavalla. Esimerkiksi jos saa Kelalta asumistukea, täytyy ilmoittaa, jos muuttaa toiseen asuntoon tai tulot muuttuvat. Jos Kela maksaa liikaa tukea virheellisten tietojen tai esimerkiksi ulkomaille lähdön takia, se peritään takaisin.
Jos on jättänyt kertomatta olosuhteiden muutoksesta, voi pahimmillaan joutua rikossyytteeseen takaisinmaksun lisäksi. Etuuden hakijalla on velvollisuus ottaa selvää ja ilmoittaa viranomaiselle asioista, jotka vaikuttavat hänen oikeuteensa saada etuutta, esimerkiksi työmarkkinatukea.
On muutenkin tärkeää huolehtia siitä, että hoitaa tarvittavat hakemukset ja ilmoitukset viranomaisille oikeaan aikaan. Esimerkiksi verohallinnon lähettämä esitäytetty veroilmoitus täytyy tarkistaa ja mahdolliset muutokset ilmoittaa määräpäivään mennessä. Jos jättää korjaamatta veroilmoituksen virheet eikä ilmoita jotakin saamaansa tuloa, voi syyllistyä veronkiertoon. Veronkierto on rangaistava teko.
Samoin jatko-oleskelulupaa täytyy hakea ajoissa ennen oleskeluluvan päättymistä. Näistä asioista huolehtiminen on ihmisen omalla vastuulla.
On tärkeää kysyä, jos ei ymmärrä jotain
Kun asiakas antaa viranomaiselle tietoja itsestään ja tilanteestaan, hän vakuuttaa, että tiedot ovat oikeita. Siksi on tärkeää kysyä neuvoa tai selitystä, jos ei ymmärrä esimerkiksi lomakkeessa jotain kohtaa. Muutoin voi epähuomiossa antaa vääriä tietoja.
Jokainen on itse vastuussa siitä, että on antanut viranomaiselle oikeat ja ajankohtaiset tiedot. Väärien tietojen antaminen voi johtaa virheelliseen päätökseen. Tarkoituksellinen väärien tietojen antaminen viranomaiselle voi johtaa jopa rikossyytteeseen.
Jokaisella on oikeus hoitaa itse omat asiat
Suomessa oletetaan, että aikuiset ihmiset hoitavat itse omat viranomaisasiansa. Ei ole siis tavallista, että esimerkiksi mies hoitaisi viranomaisasioinnin vaimonsa puolesta. Taustalla on yksilöllinen ja tasa-arvoinen kulttuuri, jossa jokaisella on oikeus hallita omia tietojaan ja tehdä itseään koskevat sopimukset itse. Omien asioiden hoitaminen edistää myös ihmisen kotoutumista ja osallisuuden tunteen lisääntymistä.
Viranomaiset eivät yleensä saa luovuttaa tietoja muille kuin sille, jota tiedot koskevat. Lasta koskevia tietoja saa luovuttaa lapsen virallisille huoltajille. Joissain tapauksissa alaikäisenkin lapsen täytyy ensin itse antaa suostumus siihen, että esimerkiksi hänen terveystietojaan voi antaa huoltajille.
Joskus ihminen ei pysty hoitamaan jotain asiaa itse, esimerkiksi jos hän on sairaana tai matkoilla. Tällöin hänen on yleensä mahdollista valtuuttaa toinen ihminen hoitamaan asiaa hänen puolestaan. Valtuutus kannattaa tehdä kirjallisena. Tämän voi tehdä valtakirjalla, joihin löytyy valmiita malleja. Valtuutuksen antaminen on aina vapaaehtoista. Kukaan ei saa painostaa toista antamaan pois valtaa omien asioidensa hoitamiseen.
Henkilötunnus yksilöi ihmisen tarkemmin kuin pelkkä nimi
Henkilötunnus on yksilöllinen tunnus, joka annetaan kaikille ihmisille, jotka rekisteröidään Suomen väestötietojärjestelmään. Rekisteröinti perustuu yleensä Suomessa asumiseen tai Suomen kansalaisuuteen.
Kahdella ihmisellä ei koskaan voi olla sama henkilötunnus. Henkilötunnuksen avulla ihmiset voidaan siis yksilöidä, vaikka heillä olisi täsmälleen sama nimi ja syntymäpäivä. Kun henkilötunnuksen on kerran saanut, se pysyy ikuisesti samana, lukuun ottamatta tiettyjä poikkeustapauksia. Vaikka muuttaisi välillä pois Suomesta usean vuoden tai usean vuosikymmenen ajaksi, henkilötunnus säilyy.
Henkilötunnuksen avulla viranomaiset pystyvät varmistamaan, että tiedot yhdistetään oikeaan ihmiseen. Myös monet yksityiset toimijat kuten pankit käyttävät henkilötunnusta ihmisten yksilöintiin. Se helpottaa tietojen siirtämistä eri viranomaisten ja eri toimijoiden välillä.
Henkilötunnus on Suomessa erittäin tärkeä, ja sitä vaaditaan lähes kaikessa viranomaisasioinnissa. Usein myös esimerkiksi asunnon vuokraamiseen, puhelinliittymän hankkimiseen ja pankkitilin avaamiseen vaaditaan henkilötunnus. Omaa henkilötunnustaan ei pidä tarpeettomasti kertoa tuntemattomille, sillä rikollisten voi olla mahdollista henkilötunnuksen avulla esimerkiksi hakea lainaa toisen nimissä.
Lisätietoa henkilötunnuksesta: Henkilötunnus (dvv.fi) suomi, ruotsi, englanti
Lisätietoa henkilötunnuksesta ja henkilötietojen rekisteröimisestä väestötietojärjestelmään: Asukkaaksi rekisteröityminen (infofinland.fi)
Jotkut tiedot siirtyvät viranomaisten välillä automaattisesti, mutta joskus viranomainen tarvitsee asiakkaan luvan saadakseen tietoja
Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä väestötietojärjestelmä on Suomen viranomaisten käytössä oleva perusrekisteri. Viranomaiset saavat yleensä väestötietojärjestelmästä suoraan ihmisen perustiedot, eli nimen, osoitteen ja tiedon kotikunnasta. Lapsista viranomaiset saavat yleensä tiedon siitä, kuka tai ketkä ovat lapsen huoltajat. Myös esimerkiksi pankit saavat nämä perustiedot suoraan väestötietojärjestelmästä.
Muutoin riippuu tilanteesta, mitä tietoja viranomaiset voivat saada ihmisestä toisilta viranomaisilta. Henkilötietojen käsittely ja tiedonsaanti perustuu aina lainsäädäntöön ja viranomaisen tehtävään. Viranomaisella on yleensä oikeus saada ilman asiakkaan erillistä suostumusta sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä päätöksen tekemiseksi asiakkaan asiassa. Esimerkiksi Kela voi saada työllisyyspalveluista tietoja asiakkaan työnhausta, jos tämä on hakenut työttömyystukea. Toisissa tapauksissa taas viranomaisen on ensin pyydettävä asiakkaalta suostumus tietojen luovuttamiseen.
Terveydenhuollon ja sosiaalipalvelujen osalta asiakkaan täytyy antaa lupa siihen, että myös muun kuin hänen oman hyvinvointialueensa terveys- ja sosiaalipalvelujen työntekijät voivat nähdä hänen tietonsa. Jos ihminen menee esimerkiksi sairaalaan muualla kuin hänen omalla hyvinvointialueellaan, henkilökunta ei muutoin näe kaikkia toisella hyvinvointialueella tehtyjä merkintöjä.
Viranomaisella on aina oikeus saada ihmisestä vain sellaisia tietoja, joiden saamiselle sillä on laillinen peruste. Vaikka yksittäisellä virkailijalla olisi pääsy viranomaisen järjestelmässä ihmisestä oleviin tietoihin, hän saa katsella niitä vain, jos tiedot ovat tarpeellisia hänen työssään.
Viranomaiset pyrkivät edistämään sähköistä asiointia
Suomessa viranomaiset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiointiin. Sähköinen asiointi tarkoittaa sitä, että asiakas hoitaa asiansa internetissä itsenäisesti. Hänen ei siis tarvitse tulla käymään virastoon tai soittaa asiakaspalveluun.
Sähköisessä asioinnissa on etuja sekä viranomaiselle että asiakkaalle. Viranomaisen kannalta sähköinen asiointi on halvempaa esimerkiksi siksi, että asiakaspalvelijoita tarvitaan vähemmän. Kun asiakas kirjoittaa tietonsa sähköiselle lomakkeelle, ne on myös helppo siirtää viranomaisen sähköiseen järjestelmään.
Asiakkaan kannalta on kätevää, kun asiat voi hoitaa omalla tietokoneella tai älypuhelimella missä ja milloin haluaa. Maksullisten hakemusten jättäminen on usein myös halvempaa, jos ne tekee sähköisesti.
Sen lisäksi, että asiakkaat voivat nykyään hoitaa useimmat asiansa viranomaisten sähköisissä palveluissa, viranomaisten ihmisille lähettämät viestit ovat myös siirtymässä ensisijaisesti sähköisiksi. Tavoite Suomessa on, että suurin osa ihmisistä saisi viranomaisilta tulevat päätökset ja muut viestit sähköisesti Suomi.fi -viestipalveluun sen sijaan, että ne tulisivat kirjeenä postitse kotiin. Viestipalvelun voi ladata mobiilisovelluksena älypuhelimeen.
Suomi.fi on Suomen valtion ylläpitämä verkkosivusto. Sivustolla on viestipalvelun lisäksi linkkejä eri viranomaisten sähköisiin palveluihin, sekä runsaasti tietoa viranomaisten palveluista Suomessa.
Lisätietoja Suomi.fi-palvelusta: Suomi.fi suomi, ruotsi, englanti
Monilla kunnilla on digitukea tarjoavia palvelupisteitä, joista voi saada apua esimerkiksi viranomaisten sähköisten palvelujen käyttämiseen.
Lisätietoja digitukipisteistä.: Digitukipisteet (suomi.fi)
Jos ei pysty tai halua käyttää sähköistä asiointia, voi asiansa yleensä hoitaa myös käymällä virastossa tai asiakaspalvelupisteessä tai soittamalla. Käyntiasiointia varten täytyy usein varata aika. Joskus asiaa ei voi hoitaa verkossa tai puhelimessa, vaan täytyy mennä itse paikan päälle. Näin on esimerkiksi silloin, kun hakee ensimmäistä kertaa suomalaista henkilötunnusta tai henkilökorttia.
Vahva tunnistautuminen tapahtuu yleensä pankkitunnuksilla
Sähköiseen asiointiin vaaditaan Suomessa yleensä vahvaa tunnistautumista. Vahva tunnistautuminen tarkoittaa sitä, että ihminen vahvistaa luotettavasti henkilöllisyytensä käyttäessään sähköisiä palveluja. Se vastaa sitä, että ihminen näyttäisi henkilötodistuksensa asioidessaan palvelussa paikan päällä. Vahvan tunnistautumisen käyttämiseen vaaditaan yleensä suomalainen henkilötunnus.
Vahva tunnistautuminen tapahtuu verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sirullisella henkilökortilla. Sirullisen henkilökortin käyttö sähköiseen asiointiin vaatii erillisen ohjelmiston ja tietokoneeseen liitetyn kortinlukijan. Useimmat ihmiset käyttävät sähköiseen asiointiin verkkopankkitunnuksia.
Verkkopankkitunnuksia haetaan omasta pankista. Yleensä tunnukset kannattaa pyytää samalla, kun avaa pankkitilin. Verkkopankkitunnuksia koskevat kuitenkin tiukemmat vaatimukset kuin tilin avaamista. Joskus pankki ei voi myöntää verkkopankkitunnuksia, vaikka tilin avaus onnistuisi. Pankki saattaa esimerkiksi vaatia, että ihmisellä on oltava Suomen poliisin myöntämä henkilökortti.
Verkkopankkitunnukset ja muut vahvan tunnistautumisen välineet ovat aina henkilökohtaisia. Niitä ei saa koskaan antaa kenenkään toisen käyttöön. Vahvan tunnistautumisen kautta kirjautuneena annetut tiedot ja tehdyt sopimukset ovat yhtä pitäviä kuin henkilökohtaisesti allekirjoituksella vahvistetut.